这种记录有两种方式处理：1.记录中带有表达记录内容的版次信息，这种的话，非现行版本都要按要求保存；2.记录中没有记录内容的版次信息，这种的话就可以看作是一直填写的记录，一直有效，这种的记录建议是电子的，不建议是纸质的，电子表格实时更新。

旧文件收回，盖作废章。发表新的文件代替。都需要相应表单记录这些文件发放、受控、作废。